Schriftelijke Communicatie – voordeel, type, voordelen, nadelen, het communicatieproces

Schriftelijke Communicatie - voordeel, type, voordelen, nadelen, het communicatieproces

Foto door: Dgbomb

Schriftelijke communicatie gaat elke vorm van interactie die het gebruik van het geschreven woord maakt. Het is een van de twee soorten communicatie, samen met orale / gesproken communicatie. Schriftelijke communicatie is heel gebruikelijk in zakelijke situaties, dus het is belangrijk voor de eigenaars en managers van kleine ondernemingen om effectieve schriftelijke communicatieve vaardigheden te ontwikkelen. Sommige van de verschillende vormen van schriftelijke communicatie die intern worden gebruikt voor zakelijke activiteiten omvatten memo’s, rapporten, bulletins, functiebeschrijvingen, werknemer handleidingen en e-mail. Voorbeelden van schriftelijke communicatie wegen doorgaans nagestreefd met klanten, leveranciers en andere leden van het bedrijfsleven, ondertussen, onder meer e-mail, internet websites, brieven, offertes, telegrammen, faxen, ansichtkaarten, contracten, advertenties, brochures, en nieuwsberichten.

Het communicatieproces

Het basisproces van de communicatie begint wanneer een feit of idee wordt waargenomen door een persoon. Die persoon (de afzender) kan besluiten om de observatie in een boodschap te vertalen, en dan is de boodschap over te brengen door middel van enige vorm van communicatie medium aan een andere persoon (de ontvanger). De ontvanger moet dan de boodschap interpreteren en feedback te geven aan de afzender te geven dat de boodschap is begrepen en passende maatregelen worden genomen.

Zoals Herta A. Murphy en Herbert W. Hildebrandt waargenomen in Effectieve zakelijke communicatie, goede communicatie moet volledig, beknopt, duidelijke, concrete, correct, attent en beleefd. Concreet betekent dit dat communicatie moet: beantwoorden fundamentele vragen als wie, wat, wanneer, waar; relevant en niet al te langdradig zijn; richten zich op de ontvanger en zijn of haar belangen; gebruik maken van specifieke feiten en cijfers en actieve werkwoorden; gebruik maken van een gemoedelijke toon voor de leesbaarheid; omvatten voorbeelden en visuele hulpmiddelen als dat nodig is; zijn tactvol en goedaardig; waarheidsgetrouw en niet-discriminerend. Onduidelijk, onjuist of onachtzaam zakelijke communicatie kan kostbare tijd te verspillen, vervreemden werknemers of klanten, en te vernietigen goodwill in de richting van het management of de algemene bedrijfsstrategie.

VOOR- EN NADELEN van schriftelijke communicatie

In hun boek Management: Functie en Strategie, Thomas S. Bateman en Carl P. Zeithaml beschreven verschillende voordelen en nadelen van het gebruik van schriftelijke vormen van communicatie. Een voordeel is dat schriftelijke berichten niet hoeft te leveren op de uitloper van het moment; in plaats daarvan kunnen ze worden bewerkt en meermaals herzien voordat ze worden verzonden, zodat de inhoud kan worden gevormd om maximaal effect. Een ander voordeel is dat schriftelijke communicatie zorgt voor een permanente registratie van de berichten die zijn verzonden en kan worden opgeslagen voor latere studie. Omdat ze permanent, schriftelijke vormen van communicatie ook in staat stellen de ontvangers om meer tijd te nemen in de herziening van de boodschap en het verstrekken van de juiste feedback. Om deze redenen zijn geschreven vormen van communicatie vaak beschouwd als meer geschikt voor complexe zakelijke berichten die belangrijke feiten en cijfers zijn inclusief. Andere voordelen vaak geassocieerd met een goede schriftelijke vaardigheden omvatten een toename van de klant / klanttevredenheid; verbeterde interorganisationeel efficiency; en verbeterde beeld in de samenleving en de industrie.

Er zijn ook verschillende potentiële valkuilen in verband met schriftelijke communicatie, echter. Bijvoorbeeld, in tegenstelling tot orale communicatie, waarbij indrukken en reacties direct worden uitgewisseld, de afzender van schriftelijke communicatie algemeen niet ontvangt onmiddellijke feedback aan diens boodschap. Dit kan een bron van frustratie en onzekerheid in het bedrijfsleven situaties waarin een snelle reactie wordt gewenst. Bovendien, geschreven berichten neemt vaak meer tijd om te componeren, zowel vanwege hun informatiegestuurde boordevol natuur en het probleem dat veel mensen hebben bij het samenstellen van deze correspondentie. Veel bedrijven hebben echter een proactieve houding aangenomen bij het aanpakken van de laatste punt. Zich bewust van het grote aantal werknemers die worstelen met hun schrijfvaardigheid, hebben sommige bedrijven begonnen met het on-site schriftelijke cursussen of ingeschreven werknemers in het bedrijfsleven het schrijven van workshops aangeboden door professionele training organisaties, universiteiten, onderwijs en het gemeenschapsonderwijs programma’s bieden.

E-MAIL COMMUNICATIE

Elektronische post heeft ontpopt als een zeer populaire zakelijke communicatie-instrument in de afgelopen jaren. Inderdaad, heeft zijn capaciteit om belangrijke corporate communicatie snel en gemakkelijk over te brengen omgevormd tot een communicatie-werkpaard voor zakelijke ondernemingen van alle groottes en oriëntaties. Maar veel gebruikers van e-mail technologie besteden weinig aandacht aan de basisregels van de grammatica en het formaat bij het samenstellen van hun brieven, zelfs wanneer ze penning zakelijke correspondentie aan klanten, klanten, leveranciers, zakenpartners, of interne collega’s aangepakt. Deze slordige correspondentie weerspiegelt een &# X0022; verbazingwekkend&# X0022; gebrek aan professionaliteit, schreef Sana Reynolds in Communicatie Wereld: &# X0022; We lijken te zijn verleid door het gemak en informaliteit van het medium om berichten die de regels en conventies meestal op hun plaats te negeren bij de productie van hard copy te produceren. We sturen berichten met grammatica, gebruik of spelfouten&# X2026 ;. In de naam van de snelheid, gooien we voorzichtigheid aan de wind en vergeet zin patronen, alinea-en andere verdragen die berichten begrijpelijk te maken, het creëren van onaantrekkelijk en ondoordringbare data dumps.&# X0022;

Gezien deze ongelukkige trend, veel zakelijke experts raadsman bedrijven om harde richtlijnen te installeren op toon, de inhoud en de vorm van e-mail correspondentie. Deze richtsnoeren moeten duidelijk dat alle medewerkers wordt verwacht dat zij zich houden aan dezelfde normen van professionaliteit die (vermoedelijk) blijven in de plaats voor de traditionele post correspondentie te maken. De juiste spelling en grammatica en de mogelijkheid om correspondentie kaderen in passende diplomatieke taal moet kenmerken van elektronische post evenals gewone post zijn, vooral als de communicatie is gericht op een persoon of personen buiten de onderneming.

Verder lezen:

Bateman, Thomas S. en Carl P. Zeithaml. Management: Functie en Strategie. Irwin, 1990.

Golen, Steven. Effectief Business Communication. Washington, DC: Amerikaanse Small Business Administration, 1989.

Jacobs, Paula. &# X0022; Sterke schrijfvaardigheden essentieel voor succes, zelfs in de IT.&# X0022; InfoWorld. 6 juli 1998.

Murphy, Herta A. en W. Herbert Hildebrandt. Effectieve zakelijke communicatie. McGraw-Hill, 1991.

Reynolds, Sana. &# X0022; Componeren effectieve e-mailberichten.&# X0022; Communication World. 15 juli 1997.

Schafer, Sarah. &# X0022; Office E-Mail: It&# X0027; s snel, gemakkelijk en maar al te vaak verkeerd begrepen.&# X0022; International Herald Tribune. 1 november 2000.

Lees ook artikel over Geschreven communicatie uit Wikipedia

Ook u kunt bestellen hier.

Read more

  • Nadelen van Corporations

    In veel landen zijn de bedrijfswinsten belast tegen een tarief van de vennootschapsbelasting, en dividenden uitgekeerd aan de aandeelhouders worden belast tegen een afzonderlijk tarief -…

  • Communicatie Proces binnen een Business Organization

    De communicatie proces omvat de verzender, verzending van een bericht via een gekozen kanaal en de ontvanger. Hoewel het proces van communicatie is meer dan de som van deze elementen, het…

  • Wat zijn de voordelen van Magazine Advertising mobiele wiseGEEK

    De voordelen van het tijdschrift reclame kan worden opgesplitst in categorieën zoals doelgroepen en de levensduur van de advertentie. Sinds tijdschriften hebben de neiging om zeer specifieke…

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

15 − 14 =